プライバシーポリシー

株式会社first penguin（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するクラウドサービス「外国人材 定着コンパス」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

本サービスは、登録支援機関、監理団体、監理支援機関、事業協同組合その他外国人材の支援に関与する法人又は団体（以下「支援機関」といいます。）が、受け入れ企業等に在籍する技能実習生、特定技能外国人その他の外国人材（以下「外国人材」といいます。）の就労・生活・定着状況を把握し、必要な支援につなげるためのサービスです。

第1条 事業者情報

1. 事業者名：株式会社first penguin

2. 所在地：〒319-0116 茨城県小美玉市中台842-19

3. 代表者：辰見明輝

4. 個人情報に関する問い合わせ窓口：privacy@f-penguin.net

5. 個人情報保護に関する責任者：代表取締役

第2条 本ポリシーの適用範囲

1. 本ポリシーは、当社が本サービスの提供、運営、営業、契約管理、問い合わせ対応その他当社の事業活動に関連して取り扱う個人情報に適用されます。

2. 本サービスにおいて取り扱われる個人情報は、次の2つに区分されます。

(1) 当社が個人情報取扱事業者として取得・利用する情報：支援機関の担当者、利用ユーザー、問い合わせ者、契約担当者、資料請求者その他当社と直接関係する方の個人情報。

(2) 支援機関から委託を受けて当社が取り扱う情報：外国人材の氏名、生年月日、性別、使用言語、アンケート回答、自由記述、健康・人間関係・就労環境に関する回答その他支援機関が本サービスに登録又は入力する個人情報（以下「委託者個人データ」といいます。）。

3. 委託者個人データについては、支援機関が個人情報取扱事業者として取得・利用目的の通知又は公表、本人同意の取得、第三者提供、外国にある第三者への提供その他個人情報保護法上必要な対応を行い、当社は、支援機関からの委託に基づき、委託先として委託業務の範囲内で取り扱います。

第3条 取得する情報

当社は、本サービスに関連して、以下の情報を取得又は取り扱うことがあります。

1. 支援機関の担当者・利用ユーザーに関する情報

1. 氏名

2. メールアドレス

3. 所属機関名、法人名、所在地、郵便番号、代表者名、部署名、役職

4. 電話番号

5. ログインID

6. パスワードに関する情報。ただし、当社は原則としてパスワードを復元不能な形式で管理します。

7. ログイン日時、操作履歴、権限設定、利用状況

8. 契約、請求、支払、問い合わせ、サポート対応に関する情報

9. その他本サービスの利用に関連して当社に提供された情報

2. 外国人材に関する委託者個人データ

1. 氏名、カタカナ氏名、ローマ字氏名

2. 生年月日

3. 性別

4. 使用言語

5. 所属又は受け入れ企業に関する情報

6. アンケート回答

7. 仕事、職場環境、人間関係、生活状況、日本語、健康状態、相談希望等に関する回答

8. 自由記述コメント

9. 支援機関によるメモ、対応履歴、支援記録

10. 回答日時、回答状況、回答率、リマインド状況、回答者の重複回答防止・回答管理・集計のために生成される識別子又はハッシュ値

11. AIによる要約、コメント案、翻訳、リスク表示その他本サービス上で生成される情報

12. 回答時の本人照合のために外国人材ごとに発行する個人コード、名簿上の入社日及び退職日

13. その他支援機関が本サービスに登録又は入力する情報

3. アクセス情報・技術情報

1. IPアドレス

2. Cookie、端末識別子その他類似技術により取得される情報

3. ブラウザ、OS、端末種別、ユーザーエージェント

4. アクセス日時、参照元、閲覧ページ、操作ログ

5. エラー情報、診断ログ、セキュリティログ

6. Cloudflare Turnstile、Vercel Analytics、住所入力補助（郵便番号検索）その他不正利用対策、アクセス解析又は入力補助のために利用する外部サービスに送信され、又は当該サービスにより取得される技術情報

これらの情報は、単独では特定の個人を識別できない場合でも、アカウント情報、回答情報その他の情報と照合されることにより、個人情報に該当する場合があります。

第4条 利用目的

当社は、当社が個人情報取扱事業者として取得する個人情報を、以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、維持、保守、改善

2. 本人認証、アカウント管理、権限管理

3. 契約管理、利用料金の請求、決済、入金確認

4. 支援機関への連絡、通知、案内、重要なお知らせの送付

5. 問い合わせ、資料請求、サポート依頼への対応

6. 障害対応、セキュリティ確保、不正利用防止

7. 利用状況の把握、機能改善、品質向上

8. 法令、ガイドライン、行政機関又は裁判所の命令等への対応

9. 紛争、訴訟、法的請求への対応

10. 当社サービスに関する案内、説明、提案。ただし、法令上必要な場合は同意を取得し、又は配信停止手段を提供します。

当社は、委託者個人データを、支援機関との契約、本サービス利用規約、個人情報の取扱いに関する覚書及び支援機関の指示に基づき、以下の委託業務の範囲で取り扱います。

1. 外国人材向けアンケートの作成、配信、回答受付

2. 回答状況の管理、リマインド通知

3. アンケート回答の集計、可視化、レポート作成

4. 支援機関による支援対象者の把握、対応履歴管理

5. AIによるコメント案、要約、翻訳、カタカナ音訳その他補助機能の提供

6. アンケート送信後の会話における追加質問（AIによる生成を含む）の表示及び回答の受付

7. 支援機関の職員による面談準備を補助する要約、質問案その他の補助情報の作成

8. 本サービスの保守、障害対応、セキュリティ確保、不正利用防止

9. 外国人材の名簿の管理、回答用の個人コードの発行及び配布用書面の作成、回答受付時の本人照合、並びに利用料金の算定に必要な課金対象人数の集計

10. 法令上必要な対応及び支援機関から指示された対応

当社は、委託者個人データを、当社又は第三者の広告、販売促進、AIモデルの学習、独自の商品開発その他委託業務の範囲外の目的で利用しません。ただし、特定の個人、支援機関、受け入れ企業又は少数集団を識別できず、かつ合理的な方法により復元できない統計情報又は集計情報として利用する場合を除きます。委託者個人データを加工した統計情報又は集計情報の利用範囲については、個人情報の取扱いに関する覚書第5条第4項の定めが優先します。

第5条 要配慮個人情報等の取扱い

1. 本サービスでは、健康状態、心身の不調、病歴、障害、医療機関の受診、ハラスメント、人間関係、生活困難その他要配慮個人情報又はこれに準じて慎重な取扱いを要する情報が含まれる場合があります。

2. 支援機関は、外国人材本人に対し、利用目的、取得する情報、共有範囲、AI処理の有無、外国にある外部委託先による取扱いその他必要な事項を、本人が理解できる方法で明示し、法令上必要な同意を取得するものとします。

3. 当社は、これらの情報を、支援機関の指示及び本サービスの提供に必要な範囲でのみ取り扱い、不当な差別、偏見、不利益取扱いその他本人の権利利益を害する目的で利用しません。

4. 本サービス上の健康・生活・人間関係に関する表示、AIコメント、リスク表示その他の出力は、支援ニーズの把握を補助するための参考情報であり、医療診断、心理評価、法的判断、在留資格判断又は人事上の最終判断を行うものではありません。

5. 当社は、別途明示的に提供する場合を除き、外国人材本人に対するプライバシー通知、説明又は同意取得を代行するものではありません。外国人材本人への説明、法令上必要な同意取得、同意記録の保存、同意撤回又は問い合わせへの対応は、原則として支援機関が自己の責任で行います。当社は、支援機関によるこれらの対応に必要な範囲で合理的に協力します。なお、当社が本サービスの回答画面において外国人材本人に表示する回答者向け説明文及び確認の仕組みは、前段の「別途明示的に提供する場合」に該当します。ただし、これは支援機関が法令上行うべき説明及び同意取得を代替するものではなく、支援機関の対応を補助するものです。

6. 支援機関は、外国人材本人に対し、自由記述欄、メモ欄、レポート作成用入力欄その他任意入力欄には、支援目的に必要な範囲を超えて、住所、電話番号、メールアドレス、旅券番号、在留カード番号、金融機関口座、診療情報その他直接識別性又は機微性の高い情報を入力しないよう案内するものとします。ただし、相談対応その他支援業務上必要な場合を除きます。

第6条 AI機能の利用

1. 当社は、本サービスにおいて、AIによるコメント案作成、要約、翻訳、カタカナ音訳、回答傾向の整理、アンケート送信後の会話における追加質問及び回答に対する短い応答文の生成、面談準備を補助する質問案の生成その他の補助機能を提供することがあります。

2. AI機能の提供にあたり、氏名のカタカナ音訳のための氏名、自由記述の翻訳又は整理のための自由記述、アンケート回答、アンケート送信後の会話における本人の回答、使用言語、集計結果、レポート作成に必要な文脈情報その他本サービスの機能提供に必要な情報が、AIサービス提供事業者に送信される場合があります。

3. 当社は、AIサービス提供事業者に送信する情報について、機能提供に必要な範囲となるよう努めます。ただし、外国人材本人又は支援機関が、自由記述、メモ、レポート作成用の入力情報その他任意入力欄に、氏名、住所、電話番号、生年月日、健康情報その他の個人情報を入力した場合、これらの情報がAI処理の対象に含まれることがあります。

4. 当社は、AI処理において、送信項目の限定、文字数制限、不要な内部識別子の非送信その他合理的な方法により、送信データの最小化に努めます。ただし、本サービスは、任意入力欄に含まれるすべての個人情報又は機微情報を自動的に検出、削除又は置換することを保証するものではありません。

5. 当社は、委託者個人データを、当社自身のAIモデルの学習目的で利用しません。AIサービス提供事業者におけるデータの取扱いは、当社が利用するAPI、契約、設定及び当該事業者の提供条件に従います。当社は、利用可能な範囲で、委託者個人データがAIモデル学習に利用されない設定、契約条件又はサービス形態を採用するよう努めます。

6. AIによる出力には誤り、不正確性、偏り、文脈誤認、不適切な表現が含まれる可能性があります。支援機関は、AI出力を参考情報として扱い、外国人材本人に関する重要な判断をAI出力のみに基づいて行ってはなりません。

第7条 第三者提供

当社は、法令に基づく場合を除き、当社が個人情報取扱事業者として取り扱う個人データを、本人の同意なく第三者に提供しません。ただし、以下の場合は第三者提供に該当しないものとして取り扱います。

1. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部又は一部を外部事業者に委託する場合

2. 合併、会社分割、事業譲渡その他事業承継に伴って個人データが提供される場合

3. 法令上認められる共同利用を行う場合

4. 法令に基づく場合、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき、その他個人情報の保護に関する法律第27条第1項各号又は第28条第1項ただし書に該当する場合。この場合、外国にある第三者への提供に関する本人同意は要しません。

当社は、委託者個人データについて、支援機関の指示、契約又は法令に基づく場合を除き、第三者に提供しません。

第8条 受け入れ企業等への共有

1. 当社は、支援機関の指示なく、外国人材本人を識別できるアンケート回答、自由記述、健康・人間関係に関する情報、AIコメント、リスク表示その他の委託者個人データを、受け入れ企業その他第三者に直接提供しません。

2. 支援機関が、受け入れ企業、実習実施者、所属機関、共同支援先その他第三者に対して、外国人材本人を識別できる情報を提供又は共有する場合、支援機関は、法令上必要な本人同意、通知、公表、共同利用に関する措置その他必要な手続を自らの責任で行うものとします。

3. 支援機関は、外国人材の回答内容、健康・人間関係に関する情報、自由記述、AIコメント、リスク表示等を、本人に対する不利益取扱い、差別的取扱い、懲戒、退職勧奨、在留上の不利益判断その他定着支援目的を逸脱する目的で利用してはなりません。

第9条 外部委託先・サブプロセッサ

1. 当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、データベース、認証、ホスティング、AI処理、メール送信、不正利用対策、ログ管理その他の業務を外部事業者に委託することがあります。

2. 主な外部委託先は、別紙「サブプロセッサ一覧」に記載します。なお、住所入力補助、セキュリティ確認、アクセス解析その他補助的な機能のため、個人データの取扱いが限定的な外部サービスを利用する場合があります。

3. 当社は、外部委託先に対し、契約その他適切な方法により、秘密保持、目的外利用禁止、安全管理措置、再委託管理、漏えい等発生時の報告、削除又は返却その他個人データの保護に必要な事項を義務付け、必要かつ適切な監督を行います。

4. サブプロセッサに重要な追加又は変更がある場合、当社は、緊急やむを得ない場合を除き、実施の14日前までに、本サービス上での表示、電子メール、管理画面通知その他合理的な方法により支援機関にあらかじめ通知します。緊急やむを得ず事前に通知できなかった場合は、実施後速やかに通知します。

第10条 外国にある第三者による取扱い

1. 本サービスでは、データベース、ホスティング、AI処理、メール送信、不正利用対策その他の目的で、米国その他外国に所在する事業者又は外国法人が提供するクラウドサービスを利用します。

2. 当社は、外国にある外部委託先を利用する場合、契約、データ処理契約、セキュリティ資料、公開資料その他合理的に入手可能な情報を確認し、個人情報保護法上求められる相当措置の継続的実施を確保するために必要かつ合理的な措置を講じます。当社は、外国にある外部委託先について、利用の開始前に初回の確認を行い、その後は年1回以上を目安として確認を行い、その結果を記録し保存します。

3. 当社は、外国にある外部委託先の所在国、取扱業務、取扱データ、講じられる保護措置その他本人又は支援機関への情報提供に必要な事項を、別紙「外国にある第三者への提供に関する情報」又は「サブプロセッサ一覧」に記載します。

4. 当社が、個人情報の保護に関する法律第28条第1項及び同法施行規則に定める基準適合体制を根拠として、外国にある外部委託先へ委託者個人データを提供する場合、支援機関は、当該提供について同法第28条第1項に基づく本人同意を取得する義務を負いません。ただし、支援機関は、外国にある外部委託先による取扱いについて本人が合理的に予測できるよう必要な説明を行うとともに、要配慮個人情報の取得、受け入れ企業その他第三者への提供その他別個の理由により必要となる本人同意その他の手続を行うものとします。

第11条 安全管理措置

当社は、取り扱う個人データについて、漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、目的外利用その他のリスクを防止するため、以下を含む必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

1. 個人情報取扱いに関する社内規程及び責任体制の整備

2. 従業者に対する秘密保持義務及び教育

3. アカウント権限の最小化、アクセス制御その他の認証・アクセス管理措置

4. 機関単位のデータ分離、権限管理、操作ログ管理

5. 通信経路の暗号化、保存データの保護

6. パスワードのハッシュ化その他認証情報の保護

7. 脆弱性対応、セキュリティ監視、不正アクセス対策

8. 外部委託先の選定及び監督

9. インシデント発生時の報告、調査、再発防止体制の整備

安全管理措置の詳細については、本人又は支援機関から合理的な求めがあった場合、法令及びセキュリティ上支障のない範囲で回答します。

第12条 保有期間及び削除

1. 当社が個人情報取扱事業者として取得する個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、契約管理、問い合わせ対応、請求、会計、セキュリティ、紛争対応その他正当な業務上必要な期間、又は法令上保存が必要な期間保有します。不要となった場合には、法令、契約、技術上及び運用上の制約を踏まえ、削除、消去、マスキング、匿名化、利用停止その他適切な措置を講じるよう努めます。

2. 委託者個人データは、支援機関との契約期間中、支援機関の指示及び本サービスの提供に必要な範囲で保有します。

3. 支援機関は、契約期間中、本サービスの管理画面において提供されるエクスポート機能により、当社所定の範囲の委託者個人データを取得することができます。契約終了後のデータ取得、返却、削除、マスキング、匿名化又は利用停止の方法及び時期については、個別契約、当社所定の手続又は当社と支援機関との協議により定めます。

4. 当社は、契約終了後又は利用目的の達成後、当社所定の運用に従い、委託者個人データについて、削除、マスキング、匿名化、アカウント停止、アクセス停止その他合理的な措置を講じるよう努めます。ただし、セキュリティログ、監査ログ、請求・会計記録、契約記録、問い合わせ記録、障害対応記録、法令上又は正当な業務上保存が必要な情報については、必要な範囲で保存することがあります。

5. バックアップ、ログ、キャッシュ、システム診断情報その他本サービスの運用上生成される情報については、通常の保存期間、ローテーション、上書き又は削除サイクルに従って管理されます。これらの情報は、通常運用において個別に復元又は利用せず、障害復旧、セキュリティ対応、監査、法令対応その他正当な目的で必要な場合を除き、委託者個人データの通常処理には利用しません。

6. 本サービスでは、性能改善、障害対応又はAI補助機能（氏名のカタカナ音訳、自由記述の翻訳等）の安定提供のため、翻訳結果、カタカナ音訳結果、AI処理結果、画面表示に必要な情報その他一部のデータを、実行基盤（Vercel）上のキャッシュに一時的に保存する場合があります（現在の設定では12時間を目安とする短期のキャッシュであり、期限経過後は順次無効化又は再生成の対象となります。また、回答の匿名化を実施した場合、関連するキャッシュは即時に失効させます）。これらのキャッシュは参照専用の補助データであり、通常の有効期限、再生成又は削除サイクルに従って管理されます。

7. 当社が統計情報又は集計情報を作成する場合、特定の個人、支援機関、受け入れ企業又は少数集団を識別できる形で公表又は第三者提供しません。委託者個人データを加工した統計情報又は集計情報については、これに加えて、個人情報の取扱いに関する覚書第5条第4項に定める範囲を超えて利用しません。

8. 当社は、委託者個人データの保存期間を技術的に担保するため、以下の措置を実施しています。①アンケート回答に含まれる氏名、生年月日、性別、自由記述その他本人を識別できる項目について、回答から24か月を経過したものを対象に、毎月自動的に削除又はマスキング（匿名化）する措置。②名簿に登録された外国人材の氏名、カタカナ氏名、生年月日、個人コードその他本人を識別できる項目について、名簿上の退職日から12か月を経過したものを対象に、毎月自動的に削除又はマスキングする措置。

9. 前項①と②は起算日が異なるため、別個に実施されます。したがって、名簿の情報を②により匿名化した後も、当該外国人材のアンケート回答に含まれる氏名等は、①の基準に従って別途匿名化されます。マスキングを実施した項目については、当該項目から本人を識別することはできず、復元もできません。なお、個人を識別できない集計値（スコア等）は、統計・推移表示のために匿名化後も保持されます。

10. 当社が取り扱う情報の主な保存期間は、以下のとおりです。法令により保存期間が定められている場合は、当該法令が優先します。

① アンケート回答のうち本人を識別できる項目（氏名、生年月日、性別、自由記述等）：回答日から24か月

② 名簿の本人を識別できる項目（氏名、カタカナ氏名、生年月日、個人コード等）：名簿上の退職日から12か月

③ 名簿（退職日が入力されないまま契約が終了した場合）：契約終了日から90日

④ 個人コードの認証記録（成功・失敗の別を含む）：認証試行日から24か月

⑤ 管理・監査ログ：記録日から24か月

⑥ LINE配信の本文：送信日から24か月

⑦ 使い捨ての認証用リンク（招待、パスワード再設定等）：有効期限経過後30日

⑧ AI処理の一時キャッシュ（翻訳、カタカナ音訳等）：生成日時から12時間を目安

⑨ 面談記録その他の支援経過に関する記録に含まれる、本人を識別できる項目：記録の作成日から24か月を経過した日と、当該外国人材に対する支援の終了日から1年を経過した日とのいずれか遅い日（支援の終了日は、名簿上の退職日により判定し、退職日が入力されないまま契約が終了した場合は契約終了日により判定します。いずれも判定できない間は、支援が継続しているものとして取り扱います）

⑩ 申込み、契約、課金、請求及び入金に関する記録：契約終了日又は取引の完了日から原則7年

⑪ アンケート送信後の会話の記録（質問文、回答、選択値）：回答日から24か月（①と同一の時計で削除又は匿名化）

上記のうち①②③⑨は起算日が異なるため、別個に実施されます。個人を識別できない集計値は、上記の期間経過後も統計のために保持されます。

第13条 開示、訂正、利用停止等の請求

1. 本人又は代理人は、当社が保有する保有個人データについて、法令に基づき、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止を請求することができます。

2. 請求を行う場合は、第1条記載の問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、本人確認及び代理権確認を行ったうえで、法令に従い対応します。

3. 委託者個人データに関する外国人材本人からの請求については、当該データの取得主体及び個人情報取扱事業者である支援機関を通じて対応することがあります。この場合、当社は、支援機関による対応に合理的に協力します。なお、バックアップ、ログ、キャッシュ、監査記録その他運用上又は法令上保存が必要な情報については、個別削除又は即時削除に対応できない場合があります。

4. 開示等の請求について手数料を定める場合があります。その場合、当社は請求時に手数料及び支払方法を案内します。

第14条 Cookie等の利用

1. 当社は、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、不正利用防止、利用状況の把握、サービス改善のため、Cookie、ローカルストレージ、アクセスログ、類似技術を利用することがあります。

2. 本サービスが利用する主なCookieは次のとおりです。(1) fp_admin_session：運営管理者のログイン状態の維持（有効期限：約12時間）。(2) fp_tenant_session：支援機関ユーザーのログイン状態の維持（有効期限：約12時間）。これらはいずれもHttpOnly属性を付与し、本番環境ではSecure属性によりHTTPS経由でのみ送信します。

3. 当社は、アクセス解析、パフォーマンス計測のためVercel Analyticsを、エラー監視のためSentryを、不正送信・Bot対策のためCloudflare Turnstileを、住所入力補助のため郵便番号検索API（ZipCloud）を利用することがあり、この際にIPアドレス、ユーザーエージェント等の技術情報が各サービスに送信される場合があります。利用者の端末から外部の事業者に送信される情報の詳細（送信先・送信される情報・利用目的）は、別紙「外部送信ポリシー」に一覧で記載します。

4. 利用者は、ブラウザ設定によりCookieを無効化することができます。ただし、Cookieを無効化した場合、本サービスの一部機能を利用できないことがあります。

第15条 未成年者の個人情報

外国人材本人が未成年である場合、支援機関は、法令及び本人の理解能力に応じて、本人又は法定代理人に対する説明、同意取得その他必要な対応を行うものとします。

第16条 本ポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、外部委託先の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合、当社は、本サービス上での表示、電子メール、管理画面通知その他合理的な方法により周知します。

第17条 問い合わせ窓口

本ポリシー又は個人情報の取扱いに関する問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

株式会社first penguin

個人情報問い合わせ窓口：privacy@f-penguin.net

受付時間：随時受付。ただし、回答は当社営業日内に行います。