特定技能の定期面談（3か月に1回以上）。オンライン面談の条件と、報告書の残し方

だれが、だれと、どの言語で

特定技能基準省令は、支援責任者又は支援担当者が、外国人とその監督をする立場にある者と定期的な面談をすることを、支援計画に書くよう定めています。運用要領は、その頻度を3か月に1回以上としています。

見落とされやすいのは、監督者との面談です。ご本人だけと話して済ませず、上司の側の話も、別に聞いて残します。

根拠: 特定技能基準省令 第3条第1項第1号ヌ・第4条第3号、出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（9）定期的な面談の実施、行政機関への通報

オンライン面談ができる条件

以前の運用要領は、面談は対面で直接話す必要があり、テレビ電話等ではできない、としていました。2025年4月1日の改正で、面談対象者が同意している場合は、オンライン面談もできるようになりました。

オンライン面談とは、オンライン会議システムやテレビ電話など、面談担当者と面談対象者が互いに表情等を確かめながら話せる方法です。

必ず守ること

望ましいとされていること

• 受け入れ後はじめての面談と、面談担当者が変わってはじめての面談は、対面で。
• オンライン面談を使う場合も、1年に1回以上は対面で。
• 始める前に部屋全体を映してもらい、周りに人がいないこと、イヤホンや別のモニター・マイクがないことを確かめる。正面を向いて話してもらう。
• 不審な点があれば、面談のあとに個別に連絡して、そのときの様子を確かめる。毎回同じ質問を繰り返さず、順番や聞き方を変える。

根拠: 出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（令和7年4月1日一部改正）（9）〔義務的支援〕【留意事項】、同「一部改正について」新旧対照表（令和7年4月1日）

面談で伝え直すことと、通報

運用要領は、定期的な面談の場で、生活オリエンテーションで伝えた情報を、必要に応じて改めて伝えるよう求めています。生活一般、防災と防犯、急病その他の緊急時の対応などです。

面談で次のことを知ったときは、通報が必要です。

ご本人が自分で通報しやすいように、関係行政機関の窓口を一覧にして、あらかじめ手渡しておくことが望まれる、とも書かれています（任意的支援）。

根拠: 出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（9）〔義務的支援〕〔任意的支援〕

面談のあとに残すもの

面談をしたら、ご本人用と監督者用の定期面談報告書（参考様式第5-5号・第5-6号）を作ります。問題が認められた報告書は、支援計画の実施困難に係る届出書や、特異事案報告書を出すときに、写しを添付します。

入管庁は、問題が認められなかった回も、定期面談報告書の作成は必要だとしています。提示を求められることがあり、定期面談報告書と相談記録書（参考様式第5-4号）は、帳簿として保存します。

登録支援機関は、支援業務の実施状況に係る文書を作り、特定技能雇用契約の終了の日から1年以上、事務所に備えて置きます。オンライン面談の録画と同意の書面も、あわせて保存先を決めておくと迷いません。

年1回の定期届出では、支援の全部を受託している登録支援機関が、参考様式第3-6号別紙1の「支援の実施状況」を書きます。1年分の面談の記録が、その材料になります。

根拠: 出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（9）【留意事項】、同「定期面談報告書の添付が不要となる場合の取扱いについて」（令和6年4月1日開始）、入管法施行規則 第19条の21第5号、同庁「定期届出 作成要領」8

面談の前のチェックリスト

よくあるご質問

特定技能の定期面談は、オンラインでもよいですか

面談対象者が同意していれば、できます。録画を特定技能雇用契約の終了の日から1年以上保管し、対面を希望されたら対面にします。問題が疑われるときも、改めて対面です（運用要領（9））。

監督者との面談は、だれとすればよいですか

ご本人に指揮命令権を持つ人です。同じ部署の職員などが当たります。派遣の場合は、派遣先の監督的立場にある人と面談します（運用要領（9）【留意事項】）。

通訳を同席させてもよいですか

できます。面談は支援責任者又は支援担当者が行い、通訳人や法律等の専門家を履行補助として同席させることができます。面談そのものを第三者に任せることはできません（運用要領（9））。

問題がなかった回も、定期面談報告書は要りますか

作成は必要です。問題が認められなかった報告書は届出に添付しませんが、提示を求められることがあり、帳簿として保存します（入管庁「定期面談報告書の添付が不要となる場合の取扱いについて」）。

この記事に出てくる用語

• 定期面談