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要注意のメールが届いたら。画面のどこを見て、何を記録するか（外国人材 定着コンパスの使い方）

要注意の回答があると、「外国人材 定着コンパス」から機関の担当者にメールが届きます。この記事は、メールを受け取ってから記録を残すまでを、実際の画面の言葉で順に説明します。

制度の確認日 （出典は記事の最後にあります）

この記事の要点

  • メールは、4項目（仕事・人間関係・健康・日本語）のどれかが5段階の下から2番目以下のときと、退職・帰国や暴力、自分を傷つけることなどに触れる言葉が書かれたときに、回答の直後に届きます。
  • メールには、判定の理由も回答の中身も書きません。「回答結果を開く」から、ログインした画面で読みます。
  • 4項目がよくても言葉でメールが届いた人には、「要注意」の札が付きません。「記入あり」のタブで探します。
  • 話を聞いたら、ご本人のページの「支援記録」に、対応日・方法・内容を書きます。回答の日より後の対応日で書いた記録が、その回答への対応になります。

メールが届くとき

次の2つのどちらかに当たる回答が届くと、その直後にメールが送られます。何件かをまとめて送ることはしません。

きっかけ当たる回答
低い評価4項目（仕事・人間関係・健康・日本語）のどれかが、5段階の下から2番目以下。天気の絵では「雨」か「嵐」です。
気になる言葉退職・帰国、暴力やいじめ、自分を傷つけること、深刻な体調に触れる言葉。送信後の会話で書かれた言葉も見ます。

総合アンケートの18問の評価では、メールは届きません。18問の低い評価は、レポートで確かめます。

宛先は、受け取る設定にしている機関のメンバーです（初めは全員）。自分の分は「アカウント」の「自分への通知」で切り替えます。

機関全体の切り替えは「機関設定」の「通知設定」で、管理者だけができます。全員が受け取らない設定にしていても、見逃しを防ぐために、管理者には届きます。

ここは、当社の考えです

メールが届いたら、当日中を目安に、ご本人の様子を確かめていただくようお願いしています。夜間なら、翌営業日の朝一番に。命や安全に関わるおそれがあれば、記録より先に安全の確認を。

メールから開く画面

件名は「【外国人材 定着コンパス】要注意の回答があります（企業名）」です。本文に書くのは、ご本人の氏名と企業名、何月のどのアンケートかだけです。

メールには、判定の理由も回答の中身も書きません。健康や心の状態が、メールから読み取れないようにするためです。理由と回答は、ログインした画面で見ます。

「回答結果を開く」を押すと、その企業のその回のレポートの「回答一覧」（社内用）が開きます。ログインしていなければ、ログインのあとに同じ画面へ戻ります。

一覧のタブは「すべて」「要注意」「記入あり」「面談希望」「未回答者」で、開いたときは「すべて」です。面談希望の人、嵐を含む人、要注意でまだ記録がない人の順に、上から並びます。

4項目がよくても言葉でメールが届いた人には、「要注意」の札が付きません。「要注意」は、4項目の天気だけで決まるからです。この場合は「記入あり」のタブで探します。

ご本人のページで見ること

一覧の行から、ご本人のページを開きます。最初に出る「支援記録」のタブに、日付ごとの回答と、これまでの記録が並びます。回答のカードで見るのは、次の4つです。

画面の表示分かること
4項目の天気どの項目が「雨」か「嵐」か。「回答の推移」のタブでは、前の月からの変化も見られます。
本人のコメント・してほしいことご本人が書いた言葉です。「日本語訳」と「原文」を切り替えられます。
誰かと話したいか「面談希望」と出ていれば、ご本人が話す時間を求めています。
会社の人に話したかご本人が「はなした」「はなしていない」「はなせない」のどれを選んだか。

「はなせない」と出ていたら、企業に伝える前に、まずご本人と話します。画面の「聞き方ガイド（対応の前に）」は、最初に「会社には伝えない」と約束してから聞くよう案内しています。

「聞き方ガイド」には、項目ごとに確かめることも出ます。健康なら、眠れているか、食事がとれているか、です。AIが作った質問の案は、そのまま読み上げず、ご自身の言葉で聞きます。

支援記録に書くこと

電話や面談で話したら、ご本人のページの「対応を記録する」に書きます。スマホでは、画面の下の「記録を書く」から同じ欄が開きます。記録は、ご本人には表示されません。

欄書くこと
対応日（必須）話した日です。初めは今日の日付が入っています。先の日付は入れられません。
方法「対面」「電話」「オンライン」「チャット・SNS」「その他」から選びます。
内容（必須）欄に「①本人の話 ②こちらの対応 ③企業に伝えたこと」と薄く出ます。書く順の目安で、打ち始めると消えます。
次回の予定（任意）次に何をするか。入力欄の例は「来月の面談で寮の件を確認する」です。

内容の欄の下には、「支援に必要な範囲を超えて、在留カード番号・口座番号・診療情報などは書かないでください。」と出ます。

書きかけは、画面を離れても、次に開いたときに戻ります（「書きかけを復元しました」と出ます）。同僚が保存した記録は、画面を開いたままでも数秒で反映されます。

機関の書き方の決まりは、管理者が「機関設定」の「対応記録の書き方ガイド」に書けます。記入欄の上に「管理者より」として、いつも表示されます。

受け入れ企業に見せられるのは、ご本人が了承した記録だけです。記録ごとに「本人の了承を得て企業に公開する」に印を付け、了承の方法（口頭・書面・LINE）を選びます。

記録すると変わる表示

一覧には、「対応済み」のような状態の切り替えはありません。回答の日より後の対応日で記録があれば、その回答には対応したことになります。同じ日なら、回答が届いた時刻より後に書いた記録です。

記録があると、一覧の記録の印が青くなり、その人は「要注意でまだ記録がない人」の段から下がります。ホームの「今月のやること」の「うちN名はまだ記録がありません」の人数からも外れます。

回答より前の日の面談は、対応日をその日にすると、この回答への対応には数えません。メールを見てから話したときは、話した日を対応日にします。

「要注意」の札そのものは、記録しても消えません。その回答に雨や嵐があった事実は、そのまま残ります。

法令で求められている記録とのつながり

メールをきっかけに話を聞き、ご本人の相談として応じたときは、その内容と対応の記録が、技能実習でも特定技能でも求められています。

制度決まり
技能実習（監理団体）技能実習生からの相談に適切に応じ、助言・指導などを行います（技能実習法施行規則 第52条第14号）。受けた相談の内容と対応を記録した書類を、事業所に備えて置きます（第54条第1項第7号）。
特定技能（登録支援機関など）相談・苦情に遅滞なく応じ、助言・指導などを行います（特定技能基準省令 第3条第1項第1号ト）。対応したら、相談記録書（参考様式第5-4号）に記録しておく必要があります（入管庁の運用要領）。

技能実習の書類を備えて置く期間は、技能実習の終了の日から1年間です（第54条第2項）。相談記録書は、相談受理日・相談者・相談内容・対応結果・対応者の氏名を書く様式です。

支援記録は、管理者が「機関設定」から「対応記録台帳」（PDF）に書き出せます。項目は、対応日・氏名・方法・内容と次回の予定・記録者です。様式への転記と届出は、貴機関で行います。

この記事は、2026年10月26日時点の技能実習と特定技能の決まりで書いています。2027年4月1日に始まる育成就労の監理支援機関の決まりは、扱っていません。

根拠: 技能実習法 第41条、同法施行規則 第52条第14号・第54条、特定技能基準省令 第3条第1項第1号ト、出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」（6）【留意事項】、同庁 参考様式第5-4号「相談記録書」の記載例

この記事に出てくる用語

出典（一次情報）

2026年10月26日に、上のページと条文で確認しました。サービスの画面の言葉と動きは、同じ日のものです。制度と画面は変わることがあります。この記事は、個別の事案についての助言ではありません。

書いた立場: 株式会社first penguin2018年から監理団体の一員として技能実習生の受け入れに携わり、2021年からは登録支援機関（登録番号 20登-005532）として特定技能の支援を行っています。「外国人材 定着コンパス」の運営会社です。

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